Tietosuojaseloste

Tämä on Nordic Bike Leasing Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

TIETOSUOJASELOSTE

Nordic Bike Leasing Oy

1. Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Nordic Bike Leasing Oy (“Rekisterinpitäjä”) käsittelee henkilötietoja. Tietosuojaselostetta sovelletaan tilauksiin, myyntiin, huoltopalveluihin, verkkosivuihimme, markkinointiin ja asiakassuhteen hoitoon sekä muihin tarjoamiimme tuotteisiin ja palveluihin (”Palvelut”). Henkilötietoja voidaan siirtää Rekisterinpitäjän konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti tämän tietosuojaselosteen mukaisiin käyttötarkoituksiin.

Noudatamme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) ja muuta soveltuvaa kansallista lainsäädäntöä.

Palvelut ja verkkosivumme voivat sisältää linkkejä myös ulkoisille verkkosivustoille ja palveluihin, joita operoivat muut organisaatiot, ja joita me emme hallinnoi. Tämä tietosuojaseloste ei sovellu niiden käyttöön, joten kehotamme tutustumaan niitä koskeviin tietosuojaselosteisiin. Emme vastaa muiden verkkosivustojen tai ulkoisten palvelujen tietosuojakäytännöistä (vaikka siirryt niille käyttämällä tarjolla olevia linkkejä). Rekisterinpitäjä voi toimia myös asiakkaalleen tuotetun palvelun osalta teknisenä ylläpitäjänä, jolloin kyseisen palvelun tarjoaja toimii palvelun rekisterinpitäjänä.  Linkki muuhun kuin Rekisterinpitäjän palveluun tai verkkosivustoon ei tarkoita sitä, että Rekisterinpitäjä hyväksyy sivuston tai tiedot, tuotteet tai palvelut, joihin viitataan tällaisessa kolmannen osapuolen palvelussa tai verkkosivustossa.

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollisia henkilöitä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on tarkemmin määritelty.

Käyttäjän Nordic Bike Leasing – sivulle syöttämiä tietoja kuten yhteystietolomakkeeseen annettua puhelinnumeroa ja sähköpostiosoitetta ei yhdistetä sivuston kävijäseurantaan eikä sivuston käyttämiin Googlen ja Facebookin palveluihin.

Rekisterinpitäjä kerää tietoja mm. asiakassopimusten yhteydessä, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Viranomaisen pitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa (esim. ytj.fi). Tietoja kerätään myös Google Analytics –analytiikkatyökalun avulla.

Sivustoon upotetut kartat toimittaa Google Maps, ja niiden sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla. Google voi kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.

 

2. Rekisterinpitäjä

Nordic Bike Leasing Oy
Y-tunnus: 3166182-1
Osoite: Santaniitynkatu 2, 04250, Kerava

Email: info@nordicbikeleasing.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia kuhunkin käyttötarkoitukseen. Käsittelemme henkilötietoja lainsäädännön mukaisesti pääasiassa seuraaviin tarkoituksiin:

Rekisterikohtaiset käsittelytarkoitukset on kuvattu tarkemmin alla olevassa taulukossa.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on pääasiassa rekisteröidyn ja Rekisterinpitäjän välisen sopimuksen toteuttaminen tai valmistelu ja Rekisterinpitäjän oikeutetut edut. Oikeutettuihin etuihimme kuuluvat esimerkiksi Palveluiden suunnittelu ja kehittäminen, asiakaspalvelu ja viestintä, asiakassuhteen hoito, asiakastyytyväisyyden mittaaminen ja asiakaskokemuksen parantaminen, markkinointi, verkkosivustomme käyttäjäkokemuksen parantaminen sekä käyttäjäliikenteen seuranta ja väärinkäytösten estäminen. Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, punnitsemme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidyille ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun. Annamme pyynnöstä lisätietoja tähän käsittelyyn liittyen.

Kun käsittelemme henkilötietoja lainsäännön vaatimusten noudattamiseksi tai takuu- ja tuotevastuuseen sekä virhevastuuseen liittyvien velvoitteiden mukaisesti tai raportointivelvoitteidemme hoitamiseksi, käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti oikeudellinen velvoite.

Kun henkilötietoja käytetään sähköiseen suoramarkkinointiin, markkinointi perustuu lain edellytysten mukaisesti suostumukseen, jonka rekisteröity voi perua milloin tahansa. Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointiin.

Käsiteltävät henkilötiedot ja rekisterikokonaisuudet

Rekisteri Esimerkkejä Henkilötiedoista Tietolähde Käsittelytarkoitukset Säilytysajat ja säilytys aikaa koskeva käytännöt
Kaupasta ostetut tai tilatut tuotteet tai palvelut Etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, ostettavan tuotteen (polkupyörä) tunnistetiedot, huoltotyön tilauksen (polkupyörä) tunnistetiedot ja mahdollinen lupa sähköpostiosoitteen käyttöön markkinointitarkoituksissa. Edellä mainitut tiedot kysytään asiakkaalta suullisesti polkupyörän ostotodistuksen täytön yhteydessä tai huoltotyön varauksen yhteydessä tai tilausta tehdessä. Asiakassuhteen hoito, mahdollisiin tuotevirheiden käsittelyihin liittyvät asiat, valmistajien takaisinkutsuista informointi ja ostetun tuotteen omistussuhteen toteaminen tai tilatun tuotteen toimitukseen sekä myyntiin liittyen. Asiakasrekisterin tiedot säilytetään toistaiseksi tai kunnes rekisteröity pyytää tietojensa poistamista rekisteristä, paitsi siltä osin, kuin oikeudellinen velvoite vaatii tietojen säilyttämisen.
Sähköpostilla tilattavat tuotteet Etunimi, sukunimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tilattu tuote, sekä mahdollinen suostumus suoramarkkinointiin. Tiedot tallentuvat verkkokauppajärjestelmään tilauksen teon yhteydessä Tallennettuja tietoja käytetään tilatun tuotteen toimittamiseksi tilaajalle ja polkupyörän tapauksessa osto-/takuutodistuksen laatimiseen, sekä mahdollisten reklamaatioiden aiheellisuuden todentamiseen ja asiakassuhteen hoitoon Tietoja säilytetään toistaiseksi tai kunnes rekisteröity pyytää tietojensa poistamista, paitsi siltä osin, kuin oikeudellinen velvoite vaatii tietojen säilyttämisen. Palautuneet ja peruuntuneet tilaustiedot poistetaan järjestelmästä heti.
Laskutusasiakkaat Henkilön tai yrityksen nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja yrityksen Y-tunnus. Tiedot voidaan kysyä suullisesti myymälässä, puhelintilauksen yhteydessä tai sähköpostin kautta. Tallennettuja tietoja käytetään laskujen lähettämiseen ja maksujen vastaanoton seurantaan. Tietoja säilytetään toistaiseksi, kunnes rekisteröity pyytää tietojensa poistamista, paitsi siltä osin, kuin oikeudellinen velvoite vaatii tietojen säilyttämisen.
Palveluiden ja verkkosivujen käyttöä koskevat tiedot IP-osoite, sähköisen viestinnän tunnistamistiedot, haku- ja selailutiedot, selain- ja käyttöjärjestelmätiedot sekä rekisteröitymistiedot Tiedot voidaan kerätä evästeiden ja muiden seuranta teknologioiden kautta. Tietoja hyödynnetään käyttäjäkokemuksen parantamiseksi, asiakasviestinnän optimoimiseksi sekä verkkosivuston käyttöä koskevien tietojen keräämiseksi. Evästeitä säilytetään eri pituisia aikoja riippuen evästeestä.

Henkilötietojen antaminen on välttämätöntä sopimuksen tekemiseksi ja siihen liittyvien velvoitteiden hoitamiseksi ja oikeuksien toteuttamiseksi sekä Tuotteiden ja Palveluiden tarjoamiseksi sekä lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseksi. Ilman tietojen antamista Tuotteiden ja Palveluiden toimittaminen ei ole mahdollista.

Keräämme tietoja myös julkisista lähteistä kuten yritystietopalvelut tai sosiaalisen median palvelut.

4. Yhteisrekisterinpitäjyys Facebookin kanssa

Kun ylläpidämme Facebookissa yrityssivua, joiden ylläpitäjänä toimii Rekisterinpitäjä, Facebook ja Rekisterinpitäjä ovat tietosuojalainsäädännön tarkoittamia yhteisrekisterinpitäjiä soveltuvin osin kyseisen Facebook-sivun kävijätietojen osalta.

Facebook käsittelee tietoja oman tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti, jotka löydät täältä. Facebook vastaa pääosin tietosuojalainsäädännön velvoitteiden noudattamisesta ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta palvelussaan.

Lisätietoa Facebookin ja sivujen ylläpitäjän suorittamasta henkilötietojen käsittelystä sekä yhteisrekisterinpitäjien välisestä vastuunjaosta löydät täältä.

Facebookin tietosuoja-asetuksia voit hallinnoida Facebookissa, jonka lisäksi voit olla yhteydessä Facebookin halutessasi käyttää rekisteröidyn oikeuksia. Yhteystiedot löydät Facebookin tietosuojakäytännöstä, johon linkki yllä.

Lisätietoa rekisteröidyn oikeuksista Rekisterinpitäjän osalta löydät jäljempänä tämän tietosuojaselosteen kohdasta 10.

5. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, kuitenkin aina lainsäädännön velvoittaman ajan (esimerkiksi kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai oikeudenkäyntiä tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämistä varten. Käyttötarkoituksen päättymisen jälkeen henkilötiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa tai muutetaan anonyymeiksi. Tarkemmat rekisterikohtaiset säilytysajat on kuvattu yllä olevassa taulukossa.

Henkilötietojen säilyttämisen välttämättömyyttä, kuten myös tietojen oikeellisuutta tarkistetaan säännöllisesti. Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen säilytyskäytännöistä.

6. Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja voidaan siirtää Rekisterinpitäjän käyttämille palveluntarjoajille ja yhteistyökumppaneille, kuten teknisten ratkaisujen tai palvelintilan tarjoajille, maksu- tai laskutuspalveluntarjoajille, kirjanpito- ja taloushallinnon palveluntarjoajille. Varmistamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Toimitamme pyynnöstä lisätietoja vastaanottajista.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa tai Palveluidemme väärinkäytösten selvittämiseksi sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyiden yhteydessä.

Mikäli Rekisterinpitäjä on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja luovuttaa järjestelyn toisille osapuolille tai järjestelyssä avustaville tahoille.

7. Henkilötietojen siirtäminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Mikäli henkilötietoja siirretään Euroopan unionin/Euroopan talousalueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

8. Henkilötietojen suojaus

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia henkilötietojen turvaamiseksi. Varmistamme myös järjestelmiemme vikasietoisuuden ja tietojen palauttamismahdollisuudet.

Pääsyoikeus henkilötietoihin on rajattu ainoastaan erikseen oikeutetuille tahoille. Varmistamme, palveluntarjoajamme täyttävät vaaditut tietoturvavaatimukset.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista. Henkilötietoihin pääsy on rajoitettu vain niille työntekijöille, jotka tarvitsevat niitä suorittaakseen tehtävänsä.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti:

Oikeuksien käyttäminen

Rekisteröity voi lähettää pyynnön kirjeitse tai sähköpostitse käyttämällä kohdassa 2 annettuja yhteystietoja. Voimme pyytää tarpeen mukaan lisätietoja voidaksemme täyttää edellä mainitut pyynnöt.

Käsittelemme pyyntösi saatuamme kaikki pyyntöösi liittyvät tarpeelliset tiedot (ml. henkilöllisyyden varmistaminen). Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja yleensä viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta. Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan erikseen. Voimme kieltäytyä käsittelemästä pyyntöjä, jotka ovat suhteettoman toistuvia, kohtuuttomia tai ilmeisen perusteettomia

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

11. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan joutua muuttamaan ajoittain.  Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Kehotammekin säännöllisesti tarkistamaan tietosuojaselosteen muutosten havaitsemiseksi. Olennaisista muutoksista ilmoitamme erikseen.

 

Laadittu 28.12.2020. Viimeisin muutos 28.12.2020.